So bedrucken Sie Briefumschlägen richtig
Auf das Bedrucken von Briefumschlägen im Büro können wir nicht verzichten. Briefumschläge sind ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation mit Behörden, sie werden für den Versand wichtiger Dokumente an Geschäftspartner oder für die Korrespondenz mit Kunden verwendet. Wie wählt man die richtigen Umschläge und worauf ist beim Bedrucken zu achten?
Briefumschläge repräsentieren Ihr Unternehmen – sie sind oft der erste Kontakt zu zukünftigen Kunden oder Partnerunternehmen. Um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, müssen Sie den richtigen Umschlagtyp wählen:
- Umschlaggröße,
- Material,
- passende Bedruckung und Branding.
Mehr zu den einzelnen Punkten erfahren Sie in den folgenden Absätzen.
Umschlaggröße
Die Größe des Umschlags hängt von der Anzahl der Dokumente und deren Format ab. Der Umschlag muss groß genug sein, um genügend Platz für alle Dokumente zu haben. Briefumschlagformate sind standardisiert durch die Norm ISO 269. Zu den gebräuchlichsten gehören Briefumschläge vom Typ C, die für das Format A verwendet werden.
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Umschlagformat |
Maße |
Geeignet für folgende Papierformate: |
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C3 |
324 × 458 mm |
A3 1× gefaltetes A2 2× gefaltetes A1 |
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C4 |
229 × 324 mm |
A4 1× gefaltetes A3 2× gefaltetes A2 |
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C5 |
162 × 229 mm |
A5 1× gefaltetes A4 2× gefaltetes A3 |
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C6 |
114 × 162 mm |
A6 1× gefaltetes A5 2× gefaltetes A4 |
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C6/5 |
229 × 114 mm |
A4 mit der längeren Seite in Drittel gefaltet |
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C7/6 |
162 × 81 mm |
A5 mit der längeren Seite in Drittel gefaltet |
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DL |
220 × 110 mm |
A4 mit der längeren Seite in Drittel gefaltet (maschinelle Kuvertierung) |
Bei der Auswahl gilt eine einfache Regel: Ein Umschlag im C-Format ist für Papier im A-Format (ohne Falten) geeignet – wenn Umschlag und Papier die gleiche Nummernbezeichnung haben. Umschläge vom Typ C eignen sich für den Versand einer kleineren Anzahl von Dokumenten. Am häufigsten werden für die offizielle Korrespondenz C6/5-, C7/6- und DL-Umschläge verwendet, die in der unteren rechten oder linken Ecke ein transparentes Kunststofffenster für die Empfängeradresse haben.
Aber das ist natürlich noch nicht alles. Es gibt auch Umschläge im B-Format, in denen Sie Folgendes versenden können:
- ein größeres Volumen an Dokumenten im A-Format (größere Dateien, aber auch z. B. Zeitschriften, Broschüren),
- mehrere Dokumente im B-Format,
- mehrere Umschläge im C-Format.
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Umschlagformat |
Maße |
Geeignet für folgende Papierformate: |
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B3 |
420 × 540 mm |
B3 1× gefaltetes B2 2× gefaltetes B1 eine größere Anzahl von A3-Dokumenten mehrere C3-Umschläge |
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B4 |
250 × 353 mm |
B4 1× gefaltetes B3 2× gefaltetes B2 eine größere Anzahl von A4-Dokumenten mehrere C4-Umschläge |
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B5 |
176 × 250 mm |
B5 1× gefaltetes B4 2× gefaltetes B3 eine größere Anzahl von A5-Dokumenten mehrere C5-Umschläge |
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B6 |
125 × 176 mm |
B6 1× gefaltetes B5 2× gefaltetes B4 eine größere Anzahl von A6-Dokumenten mehrere C6-Umschläge |
Umschlagmaterial
Wählen Sie das Umschlagmaterial entsprechend der Art des zu versendenden Inhalts. Am häufigsten werden klassische Papierumschläge verwendet – sie haben ein ähnliches Gewicht wie gewöhnliches Büropapier, nämlich 100 g/m2. Sie sind billig und das Drucken ist nicht kompliziert. Ihr Nachteil ist die geringe Beständigkeit gegen mechanische Beschädigungen und Feuchtigkeit. Sie eignen sich für klassische Dokumente, Werbematerialien oder Informationen zu Transaktionen.
Auch Kartonumschläge sind nicht feuchtigkeits- und wasserfest, haben aber andere Vorteile. Wir unterscheiden zwischen zwei Typen:
- Briefumschläge aus klassischem Karton – haben ein Gewicht von ca. 350 g/m2 und eignen sich für den Versand von Büchern, Zeitschriften und festen Gegenständen; sie sind jedoch nicht so stark wie Umschläge aus Wellpappe.
- Umschläge aus Wellpappe - geeignet für den Versand von "weichen" Gegenständen. Diese Briefumschläge bestehen aus sogenanntem Kraftpapier mit einem Gewicht von bis zu 400 g/m2 (mehrlagig) und sind daher widerstandsfähig gegen Beschädigungen.
Umschläge eignen sich zum Versenden wichtiger Dokumente und offizieller Briefe.
Eine besondere Art von Umschlägen sind Umschläge mit Luftpolsterfolie, die nicht nur für den Transport zerbrechlicher Gegenstände bestimmt sind. Neben dem Schutz vor Beschädigungen sind sie beständig gegen Feuchtigkeit und thermische Beschädigungen.
Unser Tipp: Wenn Sie regelmäßig eine große Menge an Korrespondenz versenden, steigern Sie Ihr Prestige mit individuell bedruckten Umschlägen mit Ihrem Firmenlogo und Farben Ihres Unternehmens.
Umschlagtypen
Wählen Sie die Schließmethode des Umschlags wie folgt:
- Wenn die Umschläge maschinell verschlossen werden, wird die Art von Umschlägen mit einem Streifen verwendet, der angefeuchtet werden muss; der Klebstoff wird durch Benetzung aktiviert, ähnlich wie bei Briefmarken.
- Selbstklebeband wird verwendet, wenn Umschläge von Hand verschlossen werden; die Klebefläche ist mit Papier bedeckt, nach dessen Entfernung der Umschlag verschlossen werden kann.
Je nachdem, wie die Dokumente in den Umschlag eingelegt werden, unterscheiden wir die folgenden 2 Arten von Umschlägen: Die längere Seite wird für klassische Briefumschläge verwendet und eignet sich für kleinere Dokumentenmengen. Die kürzere Seite wird beim Versand von Zeitschriften, Katalogen oder großen Papiermengen verwendet.
Briefumschläge bedrucken (MS Office 365)
Das Drucken von Adressen auf Umschlägen ist nicht schwierig, aber stellen Sie immer zuerst sicher, dass Ihr Drucker diese Funktion unterstützt.
In Word 365 werden Umschläge über die Registerkarte „Korrespondenz“ und die Schaltfläche „Umschläge“ gedruckt. In dem Fenster, das sich nach dem Klicken öffnet, haben Sie die Möglichkeit, die Rücksendeadresse (d. h. Ihre) Adresse einzugeben. Wenn Sie es verwenden, wird es in der oberen linken Ecke gedruckt.
Unser Tipp: Die Eingabe der Absenderadresse kann automatisiert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei", dann auf "Optionen" und "Erweitert". Geben Sie die Adresse in das Feld "Postanschrift" ein.
Die Adresse des Empfängers können Sie auf derselben Karte im Feld „Lieferadresse“ eingeben. Achten Sie darauf, die Parameter des zu bedruckenden Umschlags richtig einzustellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen" und stellen Sie Folgendes ein:
- Umschlagformat,
- Schriftgröße und -typ für den Druck von Adressen.
Stellen Sie dann auf der Registerkarte „Druckoptionen“ ein, in welche Richtung und in welches Fach Sie den Umschlag einlegen – so vermeiden Sie Druckfehler. Dann klicken Sie einfach auf den Button „Drucken“. Dieses Video fasst den gesamten Prozess zusammen:
