5 Tipps zur Auswahl eines Aktenvernichters + Berechnung der Schreddergeschwindigkeit

Ob Sie einen Aktenvernichter für das Büro oder für zu Hause suchen, die Basis des Erfolgs ist die Auswahl nach den richtigen Parametern. Was die sogenannte Sicherheitsstufe ist, welche Materialien neben Papier noch vernichtet werden können, wie die Schreddergeschwindigkeit berechnet und wie das vernichtete Papier wiederverwertet wird.

Ein Aktenvernichter ist ein Gerät, das für die Entsorgung solcher Dokumente bestimmt ist, die nicht im herkömmlichen Abfall entsorgt werden können. In der erweiterten Definition kann das Schreddern als die irreversible Entsorgung von Daten, unabhängig von ihrem Träger, definiert werden.

Klassische Aktenvernichter entstanden zu Beginn des 20. Jahrhunderts und haben auch heute noch ihren Platz im Büro – trotz Digitalisierung und dem Trend zum papierlosen Büro. Einer der Gründe ist die Verpflichtung verschiedener Organisationen, sensible Daten in Papierform zu archivieren und die Notwendigkeit ihrer anschließenden Entsorgung gemäß der vorgeschriebenen Sicherheitsstufe.

Aktenvernichter-Sicherheitsstufen

Je sensibler die Daten, desto größer der Aufwand, sie zu entsorgen. Seit 2014 wird die Vernichtung von Dokumenten und anderen Medien in den meisten europäischen Ländern durch die internationale Norm DIN 66399 geregelt, die die ältere DIN 32757 ablöst.

Nach DIN 66399 werden folgende Arten von Datenträgern unterschieden:

• P – schriftliche Medien (klassische Dokumente, Kontoauszüge etc.),
• O – optische Medien (CD, DVD, Blu-ray),
• T – Informationsdarstellung auf magnetischem Datenträger (Disketten, Magnetbandkassetten),
• E – tragbare elektronische Medien (USB-Laufwerke, externe Speicher, Speicherkarten),
• F – Informationen in verkleinerter Form (Filmbänder und Mikrofilme),
• H – Festplatten.

Die Sicherheitsstufe richtet sich nach dem Grad des Datengeheimnisses auf dem Datenträger und bestimmt, wie kleinteilig der Datenträger vernichtet werden muss.

Bei Papier ist es umso schwieriger, das Originaldokument zu rekonstruieren, je kleiner die Partikel sind. Die Aktenvernichtung in verschiedenen Sicherheitsstufen muss folgende Parameter erfüllen:

Für andere Arten von Datenträgern legt die DIN 66399 folgende Vernichtungs-/Entsorgungsparameter fest:

4 Schritte zur Auswahl des richtigen Aktenvernichters

Wir unterscheiden Aktenvernichter mit elektrischem und mechanischem Antrieb. Für den Normalbetrieb empfehlen wir die Anschaffung eines Elektro-Aktenvernichters. Genauere Informationen finden Sie in den folgenden Punkten.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl den Geheimhaltungsgrad der Dokumente

Wählen Sie einen Aktenvernichter in erster Linie im Hinblick auf die Art der zu vernichtenden Dokumente aus. Ein Gerät mit Längsschnitt (erzeugt Papierstreifen) reicht aus, um gewöhnliche Dokumente zu vernichten. Zur Entsorgung von Dokumenten mit sensiblen Informationen verwenden Sie einen Aktenvernichter mit Kreuzschnitt (es entstehen kleine Partikel). Bei modernen Aktenvernichtern können Sie zwischen Sicherheitsstufen wechseln.

Wenn Sie sich für einen Aktenvernichter für eine staatliche Einrichtung entscheiden, prüfen Sie, ob das ausgewählte Gerät nach den aktuell gültigen Vorschriften zertifiziert ist.

Aktenvernichterkapazität und -geschwindigkeit

Bevor Sie sich für einen Aktenvernichter entscheiden, ist es wichtig zu wissen, wie viele Dokumente Sie ungefähr pro Monat entsorgen müssen und um welche Art von Papier es sich handelt. Davon hängt auch die Größe des Korbes ab. Der Standard liegt bei 5 bis 20 Litern, bei viel beschäftigten Aktenvernichtern fasst der Korb über 200 Liter. Für die Klasse P-4 benötigen etwa 4 A4-Blätter einen Liter. Je höher die Sicherheitsstufe (und damit je kleiner die Partikel), desto geringer das Volumen des zerkleinerten Papiers. 

Die Geschwindigkeit des Aktenvernichters ist wichtig, um die Anzahl der Blätter zu zählen, die das Gerät während des Arbeitstages vernichten kann.

Beispiel: Welches Zerkleinerungsvolumen benötigen Sie?
Bei der Auswahl eines Aktenvernichters ist die Geschwindigkeit wichtig – sie wird in Metern pro Minute (oder Millimeter pro Sekunde) angegeben. Im Durchschnitt reichen die Werte von 0,3 m bis 40 m/min. Die Standardgeschwindigkeit beträgt ca. 4 m/min (13 zerkleinerte Blätter im A4-Format pro Minute).
Sie können die Geschwindigkeit erhöhen, indem Sie einen Aktenvernichter kaufen, der mehr Blätter gleichzeitig vernichten kann. Es gibt Geräte, die bis zu 20 Blatt Papier auf einmal vernichten können. Auf dem Markt finden Sie auch Geräte, die ganze Papierpakete auf einmal entsorgen.
Standardmäßig kann der Aktenvernichter bis zu 130 Blatt pro Minute bei einer Geschwindigkeit von 4 m/s entsorgen. Aber das ist nicht alles.
Die Kapazität von Aktenvernichtern wird meistens für Papiere mit einem Gewicht von 70 g/m² angegeben, aber das Gewicht von klassischem Büropapier liegt bei 80 g/m². Die Geschwindigkeit ist dann entsprechend geringer. Im obigen Beispiel würde ein Gerät mit einem Volumen von 10 Blatt und einer Geschwindigkeit von 4 m/min pro Minute etwa 113 Blatt Standard-Büropapier entsorgen.
Wie lange sollte eigentlich der Aktenvernichter laufen? Da Wärme erzeugt wird, können die meisten Aktenvernichter daher nicht länger als 20 Minuten in Betrieb bleiben. Als nächstes müssen Sie bis zu 40 Minuten warten, bis der Aktenvernichter abgekühlt ist. Im obigen Beispiel können Sie an einem Arbeitstag ca. 904 Blatt gewöhnliches Büropapier vernichten.

Art der Datenträger

Die meisten Aktenvernichter können mit Klammern und Heftklammern in Dokumenten umgehen, und einige Geräte können auch optische Datenträger, Filmträger und Plastikkarten vernichten. Elektronische und magnetische Träger müssen zur Entsorgung einem Fachbetrieb übergeben werden.

Zusätzliche Funktionen des Geräts

Eine Reihe von Geräten bieten zusätzliche Funktionen

• Rücklauffunktion, die dabei hilft, eingeklemmtes Material zu entfernen,
• automatische Abschaltung des Gerätes bei Überhitzung oder Überlaufen des Korbes,
• Papiereinzug,
• Möglichkeit, den Aktenvernichter auf einen normalen Abfalleimer zu stellen.

Wir empfehlen die Anschaffung eines Aktenvernichters, der mit einem automatischen Überhitzungsschalter und idealerweise einer Rücklauffunktion ausgestattet ist. Achten Sie darauf, dass die Öffnung des Aktenvernichters so schmal wie möglich ist – dies verhindert ungewollte Verletzungen Ihrer Finger.

Recycling von zerkleinertem Papier

Vernichtetes Papier kann in die Altpapiertonne geworfen werden (siehe Artikel zur Papiernutzung im Büro). Vernichtete optische, Film- und Magnetträger gehören zum gemischten Abfall. Einige Datenträger sollten dann als sog. Elektroschrott entsorgt werden (dazu gehört auch die Entsorgung von Druckern).